Messaggi vocali su WhatsApp: perché una mail è spesso la scelta migliore

WhatsApp è diventato uno strumento di comunicazione quotidiano per milioni di persone in tutto il mondo. Tra le sue funzioni, gli audio messaggi sono una delle più apprezzate, specialmente per chi desidera esprimersi rapidamente senza dover scrivere. Tuttavia, quando si tratta di comunicazioni professionali, i messaggi vocali possono diventare un ostacolo piuttosto che un vantaggio.
Vediamo perché.

Gli audio messaggi su WhatsApp sono una soluzione comoda e veloce per condividere pensieri ed emozioni con amici e familiari. A livello personale, infatti, rappresentano un ottimo strumento per comunicare in modo naturale e autentico. Ma cosa succede quando questi messaggi invadono l’ambito lavorativo?

Per chi li invia, gli audio messaggi possono sembrare un’opzione conveniente, consentendo di evitare lunghe e complesse email o messaggi di testo. Tuttavia, per chi li riceve, l’esperienza potrebbe non essere altrettanto positiva.
Ecco alcuni motivi per cui gli audio messaggi a raffica possono risultare controproducenti in un contesto lavorativo:

Difficoltà nella trascrizione: A differenza dei messaggi scritti, gli audio messaggi richiedono di essere ascoltati e trascritti per essere condivisi con altri membri del team o archiviati per consultazioni future. Questo processo può essere estremamente dispendioso in termini di tempo e risorse, e necessita dell’acquisto o dell’utilizzo di software o App a pagamento.
Problemi di accessibilità: Non tutti dispongono di auricolari o di un ambiente silenzioso in cui ascoltare gli audio messaggi. Inoltre, le persone con difficoltà uditive potrebbero non essere in grado di comprendere adeguatamente il contenuto degli audio.
Impatto sulla strategia e operatività: Gli audio messaggi non sempre consentono di sviluppare una comunicazione strutturata e focalizzata sui dettagli. Di conseguenza, potrebbe risultare difficile tradurre il contenuto degli audio in strategie o attività operative concrete.
Mancanza di tracciabilità: Le conversazioni scritte consentono di avere una traccia tangibile delle discussioni e delle decisioni prese. Gli audio messaggi, al contrario, possono facilmente perdersi nel flusso delle conversazioni, rendendo più difficile tenere traccia degli accordi e dei compiti assegnati.

Ecco alcuni motivi per cui l’utilizzo di audio messaggi per feedback, aggiornamenti o richieste complesse può portare a un doppio dispendio di tempo per il destinatario:

Necessità di riascolto: A differenza dei messaggi scritti, che possono essere letti e compresi rapidamente, gli audio messaggi richiedono di essere ascoltati attentamente, a volte più volte, per assicurarsi di aver compreso correttamente il contenuto e le istruzioni.
Mancanza di chiarezza: Gli audio messaggi possono contenere informazioni poco chiare o ambigue, soprattutto quando il mittente parla velocemente o non si esprime in modo conciso. Ciò costringe il destinatario a spendere ulteriore tempo per chiedere chiarimenti o interpretare il significato dell’audio.
Elaborazione e organizzazione delle informazioni: Dopo aver ascoltato un audio messaggio contenente feedback, aggiornamenti o richieste complesse, il destinatario deve dedicare tempo all’elaborazione delle informazioni e alla loro organizzazione in modo strutturato. Questo processo può essere ancora più dispendioso se l’audio messaggio non è ben strutturato o presenta informazioni sparse.
Trascrizione e documentazione: Come accennato in precedenza, gli audio messaggi richiedono di essere trascritti per essere condivisi con altre persone o per creare una documentazione scritta delle discussioni e delle decisioni prese. Il destinatario deve quindi dedicare tempo e risorse per trasformare l’audio in testo scritto, duplicando il dispendio di tempo.

Sebbene i messaggi vocali su WhatsApp possano semplificare la comunicazione a livello personale, è importante valutare attentamente il loro impatto nel contesto lavorativo. Ricordiamoci che verba volant, scripta manent. Pertanto, per garantire una comunicazione efficace e produttiva, è consigliabile preferire l’invio di messaggi scritti o, se necessario, organizzare una chiamata o una riunione virtuale per discutere gli argomenti più complessi.

App e software per la trascrizione diretta su desktop e smartphone (Android e iOS)

Sebbene sconsigliamo l’uso di audio messaggi per comunicazioni complesse, comprendiamo che in alcuni casi potrebbe essere inevitabile. In queste situazioni, avere a portata di mano app e software di trascrizione può semplificare il processo e risparmiare tempo. Ecco alcuni suggerimenti su app e software che consentono la trascrizione diretta da desktop o da smartphone, sia per Android che per iOS:

WhatsApp: Attualmente in fase di beta testing ristretto, la funzione di trascrizione dei messaggi vocali di WhatsApp sta già riscuotendo un notevole successo. Più precisamente, la versione 23.3.0.73 per iOS dell’app include questa funzionalità, secondo quanto riportato dal principale portale del settore, Wabetainfo.
Otter.ai: Otter.ai è un’app di trascrizione molto popolare che offre trascrizioni automatiche in tempo reale su dispositivi iOS, Android e desktop. L’app permette di importare file audio o registrare conversazioni direttamente dall’app, e le trascrizioni sono facilmente esportabili e condivisibili.
Google Live Transcribe: Disponibile per dispositivi Android, Google Live Transcribe è un’app di trascrizione in tempo reale che utilizza la tecnologia di riconoscimento vocale di Google. L’app supporta più di 70 lingue e dialetti, e può essere particolarmente utile per chi ha difficoltà uditive.
Just Press Record: Questa app per iOS offre una soluzione di registrazione e trascrizione semplice e pratica. Basta premere il pulsante di registrazione e Just Press Record inizierà a trascrivere in tempo reale. Le trascrizioni possono essere salvate nel cloud, esportate come testo o condivise facilmente.
Temi: Temi è un servizio di trascrizione basato sull’intelligenza artificiale che offre un’app per iOS e Android. Nonostante non offra la trascrizione in tempo reale, Temi fornisce trascrizioni accurate con tempi di consegna rapidi. È ideale per trascrivere interviste, riunioni e, naturalmente, audio messaggi.
Microsoft Word Transcription: Microsoft Word, disponibile su desktop e dispositivi mobili, ora offre una funzione di trascrizione che permette di importare file audio e ottenere una trascrizione automatica del contenuto. La funzione è accessibile sia nella versione desktop che nelle app per Android e iOS.