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Nel corso degli ultimi anni, tra evoluzione tecnologica e incertezza dovuta alla pandemia di Covid-19, il mondo del lavoro ha subito un radicale e profondo cambiamento.
Una delle soluzioni che più si è sviluppata e alla quale sempre più aziende fanno ricorso per rimanere al passo con i tempi, è quella di creare una rete Intranet aziendale.
Cos’è però un’Intranet e quale ruolo gioca nella gestione aziendale?

Intranet aziendale: cos’è

Iniziamo subito col definire il termine: con Intranet aziendale si intende una rete privata ad uso esclusivo di tutti i dipendenti di un’azienda, qualsiasi ruolo essi ricoprano.
L’Intranet aziendale è basata su uno o più server dedicati, nei quali sono contenuti tutti i dati, i documenti e i tools ad uso lavorativo.
La scelta della tipologia di server, ovviamente, è variabile a seconda della mole di dati resi disponibili ad uso dei dipendenti, dalla tipologia e dal numero di utenti che ne usufruiranno.

L’Intranet aziendale è poi navigabile come un qualsiasi sito web e rete, grazie alla piattaforma che la gestisce.
Come per i server, anche la scelta del tipo di piattaforma e CMS dipende dalle caratteristiche dell’azienda e dalle sue necessità.

Dovranno, infatti, essere presenti utility, servizi e applicazioni efficienti, che facilitino il più possibile la gestione del lavoro, che snelliscano la burocrazia, rendendo i processi aziendali più flessibili: dovranno permettere, per esempio, la comunicazione e collaborazione tra dipendenti, oppure la possibilità di accedere e gestire documenti in totale mobilità e autonomia.

L’intranet aziendale è, quindi, uno strumento user-friendly completo, realizzato su misura per ciascuna azienda, per organizzare, informare e connettere i dipendenti nel modo più pratico e produttivo possibile.

Intranet aziendale: gli usi e i punti di forza

Come abbiamo anticipato, l’Intranet aziendale è uno strumento potente e personalizzabile, a seconda delle necessità di ciascuna azienda.
Quali sono, quindi, i principali impieghi e pregi dell’Intranet aziendale?

– Consentire l’accesso interno ai dati in modo sicuro e senza limiti

L’intranet, essendo una rete privata, è accessibile solo da utenti autenticati, dotati di username e password.
Sarà possibile, quindi, accedere a tutti i documenti e i tools di lavoro necessari, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, semplicemente autenticandosi con le proprie credenziali abilitate.
Le caratteristiche principali sono:

• È il luogo virtuale in cui inizia la giornata lavorativa
• E’ accessibile ovunque e anche da smartphone
• E’ sicura, per accedere bisogna autenticarsi
• Promuove la collaborazione
• Facilita il lavoro
• Consente di comunicare e distribuire informazione velocemente
• Tutti i documenti aziendali si trovano, organizzati, in un unico posto

L’intranet è uno strumento che garantisce sicurezza, controllo di accesso e fruibilità, anche in eventuale Smart Working o in caso di delocalizzazione.

– Migliorare la cultura aziendale e la comunicazione interna

L’Intranet aziendale permette a tutti i dipendenti di essere collegati virtualmente tra loro, di poter collaborare e comunicare tramite chat, video call e forum, in modo istantaneo.
È uno strumento, che rafforza il senso di squadra tra i lavoratori, creando una cultura aziendale inclusiva e condivisa, in grado di far sentire ciascuno rilevante e coinvolto.

– Semplificare l’organizzazione

Il posto di lavoro non è più solo uno spazio fisico, è diventato digitale.
L’ambiente di lavoro odierno è un ambiente sempre connesso e immediatamente accessibile in cui i dipendenti, sia remoti che interni, comunicano e collaborano.
Tuttavia, per favorire tale collaborazione e consentire la condivisione delle conoscenze, è necessario un insieme di strumenti facilitatori.
Lo scopo principale di una intranet è mantenere ogni dipendente, remoto o interno, informato e connesso.
Tuttavia, l’importanza di una intranet può essere vista nel modo in cui collega ogni parte dell’esperienza dei dipendenti.
Pertanto, diventa chiaro che le intranet sono fondamentali per l’implementazione di una strategia di lavoro digitale in grado di guidare un cambiamento reale e misurabile.
L’Intranet aziendale quindi è uno strumento indispensabile nella gestione ed organizzazione del lavoro, in quanto consente di assegnare progetti e commesse ai dipendenti, indicare le scadenze e monitorare l’avanzamento dei flussi di lavoro in ogni istante.
Gli stessi dipendenti, inoltre, possono sempre avere un quadro generale sia della propria attività, che di quella dei colleghi con cui collaborano, organizzando al meglio le proprie giornate lavorative.

– Facilitare l’onboarding

In caso di cambiamenti o di ampliamento dell’organico, grazie all’Intranet aziendale, viene semplificato l’orientamento dei nuovi arrivati, che troveranno subito tutte le informazioni utili alla loro mansione, l’organigramma aziendale aggiornato, gli approfondimenti sulla cultura aziendale, tutorial e corsi di formazione.
Tutto riunito organicamente in un unico posto, in apposite sezioni facilmente ricercabili e fruibili.

Come abbiamo visto, quindi, l’Intranet aziendale è uno strumento prezioso e flessibile, in grado di portare giovamento, sia da un punto di vista pratico che umano, a tutti i dipendenti dell’azienda, facilitandone il lavoro e, conseguentemente, aumentando la produttività aziendale.
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